גביית החובות חייבת להיות חלק מתוך התרבות הארגונית. היא חלק מתהליכי השירות ללקוח, היא חלק מתהליך מכירה איכותית, היא חלק בלתי נפרד מכל אירוע ניהולי באשר הוא. הגבייה היא פרמטר מרכזי לא רק בשיקולים כלכליים אלא גם באירועים שיווקיים, מכירתיים או במצבי משבר שירותיים למול הלקוחות עצמם.
שיפור יכולת הגבייה באמצעות תהליכי עבודה נכונים יותר, מועדי תגובה טובים יותר, העברת מידע נכונה יותר בין המחלקות, שיפור התוצאה הסופית של הגבייה באמצעות שיטות עבודה זורמות ושוטפות יותר במחלקת הגבייה, ממשקי הגבייה השונים בתוך הארגון ויעילות המחלקה ועוד. בין יתר תפקידי ארגון ושיטות נמצא תהליך מאוד חשוב לגבייה והוא שימור הידע והפצת התורה של הגבייה (שמורכבת מעשרות תהליכים בדידים) לכלל המחלקות בארגון אחרי קבלת האישור לגבי זה, ממנהלי המחלקה או אפילו ממנכ"ל הארגון עצמו.
יש חשיבות גבוהה מאוד בכל עולם הארגון והשיטות לוודא כי תהליכי העבודה בכל הארגון הם אחידים. בין אם מדובר באותם מסכי מחשב, אותם טפסים, אותן תזכורות ואותם תהליכי עבודה. הדבר נכון בכל התחומים אבל בעולם התוכן של הגבייה הדבר נכון שבעתיים. יש צורך באחידות ובזהות בן המחלקות השונות שמבצעות עבודה דומה או בין הסניפים השונים של הארגון, הקשורים או אחראיים לתחום הגבייה.
שיפור זמני התגובה של מחלקת הגבייה, שיפור זמני התגובה של מחלקות נושקות למחלקת הגבייה, עידכון כלל עובדי החברה הרלוונטיים לגבייה בדבר מועדים אלו, יצירת תהליכי הגורמים למועדים אלו להיות תקפים, בדיקה פיקוח ובקרה על מועדים אלו על מנת לבחון אותם לאורך זמן ולראות כי רמת האפקטיביות שלהם בפועל משיגה את התוצאות הראיות הצפויות מהם
קביעת קריטריוני קבלת החלטות בגבייה בכל הקשור למניעת חובות, גביית כספים, מניעת עוקצים, זיהוי עוקצים, העברת תיקים לתביעה משפטית, שימוש באמצעי גבייה חיצוניים או פנימיים, ועוד. קריטריונים אלו יכולים מאוד לסייע לקבלת החלטות בתוך הארגון על ידי כך שהם יוצפו בצורה מקצועית ויועלו לדיון לפני קרות האירוע או לפני ההתרחשות. קריטריונים אלו ייאפשרו למנהלי החברה לנהל דיאלוג אודות עלות תועלת או שימוש במרכיבי עבודה פנימיים או חיצוניים על מנת להשיג את יעדי הגבייה לאורך זמן.
שימוש במדדי גבייה שיצביעו על רמת האפקטיביות והיעילות של המחלקה כמחלקה מחד ומאידך של כל אחד ואחד מאנשי הגבייה או מאנשי המכירות שמבצעים גבייה. מדדים אלו יכולים לסייע למנהל או למנכ"ל לתכנן טוב יותר את תהליכי הגבייה, לתעדף חייבים בעייתיים, לאתר גובים שהתפוקות שלהם נמוכות יותר מאשר של שאר הצוות, למצוא היקשים בין תהליכים לבין תפוקות ולתגמל אנשי מכירות ו/או אנשי גבייה בגין המאמצים שהם עשו - כמו גם למול התפוקות והתוצאות של פעילותם.
תפקיד ארגון ושיטות בתחום הגבייה הוא לא רק להציע את המקסימום אלא גם להתחשב באילוצים ארגוניים. לעיתים יהיו אלו אילוצים של מחלקות אחרות שמקישות על מחלקת הגבייה, לעיתים יהיה מדובר באילוצים רגולטוריים של המדינה, אילוצים של מנהלי החברה או של הנהלת הארגון ולעיתים יהיה מדובר באילוצים אחרים ושונים. פעמים רבות קרה מצב בו "אילוצים" כתורה שבעל פה התבררו כשגויים, כאשר הם הובאו לידיעת מנהלי החברה הבכירים, ועל ידי כך ניתן היה לשפר את תוצאות הגבייה באמצעות תהליכי ארגון ושיטות נכונים יותר.
תרשים הזרימה בגביית חובות הוא כלי עבודה מרתק בתחום גביית הכספים ומניעת חובות. תרשים הזרימה הוא המלצה טובה בארגונים קטנים ובינוניים אבל הכרחי (מטבע הדברים) בארגונים גדולים, מבוזרים או כאלו שיש להם מספר גדול של אנשי מכירות או סניפים. בתרשים הזרימה מופיעים מספר רב מאוד של פרמטרים שמרכיבים את מלוא התהליך של הגבייה, תוך שימת לב רבה מאוד למשתנה ה"זמן" - כפרמטר מרכזי בקביעת התוצאה הסופית - אופטימיזציה של הגבייה.
.jpg)
.jpg)
.jpg)