מושגים בגביית חובות

האם יש מקום לשקול הפרדה בין הגבייה לבין המכירות? במקרים בהם יש לאנשי המכירות מספר רב מאוד של לקוחות שמשלמים סכומי כסף קטנים, שפזורים גיאוגראפית בצורה רחבה מאוד - יש להעדיף להצמיד לאנשי המכירות את הגבייה. יש לעשות זאת גם כאשר קיימת חשיבות עליונה בהכרת הלקוח בתהליך הגבייה. כאשר הגבייה ניתנת לביצוע על ידי מחלקה חיצונית (שייתכן שנמצאת מחלקת הגבייה וייתכן שנמצאת במחלקת המכירות), ייתכן להעדיף את "הפרדת הכוחות" ביןה גבייה לבין המכירות.

כיום, אין לשאלה זאת פתרון בית ספר וכל אחת מהאופציות צריכה להיבחן על רקע הארגון, תרבות ארגונית, דרישות החברה מאנשי המכירות, גזלני הזמן של אנשי המכירות ועוד מספר גדול של פרמטרים שונים ומגוונים - שרק באמצעות בחינתם ניתן יהיה להגיע לתוצאה הנכונה של שאלה זאת.

מקומה של האסרטיביות בתהליך הגבייה נחשב בצורה מאוד בולטת, בקרב מרבית האנשים שעוסקים בגבייה וגם בקרב היועצים המתמחים בתחום. כמעט כל שיחת גבייה דורשת שימוש בטכניקות של אסרטיביות למול הלקוחות החייבים. השיחה היא תמיד בציר שבין ויתור ללקוח או המשך דחיינות התשלום לבין אגרסיביות לדרישת קבלת הכסף. המשמעות היא כי האסרטיביות היא כלי מרכזי במהלך השיחה עם הלקוח.

בנוסף לכך, יש לזכור כי האסרטיביות במהלך השיחה עם הלקוח היא מרכיב מרכזי בתהליך קבלת ההחלטות ותיעדוף התשלום לאותו איש גבייה - מצד הלקוח עצמו, או מצד החייב שמדבר בטלפון או בפגישה עם איש הגבייה.

אסרטיביות מעידה על נחישות ועל אי התפשרות לגבי עצם התשלום, מחד ומאידך על חוסר רצון להיות אגרסיביים או בוטים כלפי הלקוחות.

המשמעות של ביטוח אשראי (כלל ביטוח אשראי, ביטוח סיכוני סחר חוץ, ועוד) היא יצירת סוג של ביטחון במידה והלקוח של הספק יפסיק לשלם בגין פשיטת רגל או קשיים תזרימיים. במידה ואירועים אלו יקרו, חברת ביטוח האשראי לוקחת על עצמה לשלם במקומו של הלקוח (חלק מהסכום, כמובן) פחות סכום קבוע וידוע מראש של השתתפות עצמית.

הנסיון הרב שנצבר עם חברות אלו מראה כי העבודה למולם משפרת לא רק את הגבייה בפועל במהלך כשל עסקי של לקוח אלא גם את תהליכי הגבייה וההחתמה על הטפסים הראויים, לשם שיפור תהליכים אלו.

מושך השיק: בעל חשבון הבנק שמשך שיק מהנמשך.

הנמשך בשיק: הבנק אצלו משך מושך השיק את השיק.

הנפרע: הגורם לפקודתו נרשם השיק.

המסב: הנפרע בעת ביצוע פקודת היסב.

הנסב: הצד השלישי לעסקת הייסוד שהיתה בין המושך לבין הנפרע, ולפקודתו הוסב השיק.

המושג גב אל גב בא לתאר מקרה בו הספק שומע מהלקוח את המשפט הבא: כאשר אני עצמי אקבל את הכסף על הפרוייקט הזה (או מהלקוח הספצפי הזה שלי) אני אשלם לך.

המשמעות היא כי התשלום שייקבל הספק מהלקוח שלו תלוי במועד התשלום של הלקוח של הלקוח.  

כיצד גובים, באופן שוטף וקבוע את החובות של לקוחות אסטרטגיים? התשובה לכך היא באמצעות השמה של אדם מיוחד לתפקיד זה. איש קשר שמבצע את סדרת הפעילויות הנדרשות על מנת להוביל לגבייה יעילה ואפקטיבית מלקוחות אלו, תוך המנעות ממצבים קונפליקטואליים על רקע הגבייה, מלקוחות אלו. תהליכי הגבייה מלקוחות אסטרטגיים צריכים להתחיל מייד לאחר תהליך המכירה על מנת לוודא כי הטפסים הגיעו ללקוח וכי הלקוח מאשר אותם לתשלום. כך, בצורת התקדמות הדרגתית, ניתן לשרש מערכות גבייה ומכירות (ביחד עם שירות לקוחות) למול לקוחות אסטרטגיים.

לגבייה הפרונטאלית יצא שם ומוניטין גרועים מאוד. מאז שנות השמונים המושג גבייה פיזית הפך להיות לשם נרדף לגבייה שבאמצעות איומים, לחץ, הפחדות או אלימות מילולית או פיזית. זאת הסיבה שמספר רב מאוד של ארגונים העדיפו שלא להעסיק "גובי שטח". זאת ועוד, יכולת הפיקוח והבקרה עליהם היא נמוכה מאוד, הרבה פחות גבוהה מאשר במוקד גבייה טלפוני.

למוניטין רע זה של גובי שטח אין, בימים אלו, כמעט שום אחיזה במציאות. לאמיתו של דבר במצב בו יש איומים הם מצידו של החייב למול הגובה, וגם במקרים אלו יש הוראות מדוייקות מאוד לאיש הגבייה לנתק מגע. אין הדבר אומר שלא תבוצע הגבייה אבל ללא שום סיכון של חיי אדם.

אנשי גבייה פרונטאליים הצליחו להוכיח לאורך השנים, הצלחות רבות מאוד בגביית החובות. אין שום סיבה להיגרר לאלימות מכל סוג שהוא.

יש לציין כי ככל שהלקוח נמצא פיזית רחוק יותר מהנושה או מהספק, היכולת של הגבייה הפרונטאלית עולה ומשתפרת.

כיצד מגייסים איש גבייה חדש למערכת ומה ניתן לעשות על מנת לגרום לו להיות חלק אינטגראלי מתוך הצוות של הגבייה. על הגיוס להיות ממוקד בצרכים של המחלקה על מנת שהאדם המתאים יגיע לתפקיד הנכון. רצוי מאוד לקבל לעבודה אדם שיש לו ניסיון במכירות וגבייה, שירות וגבייה או בגבייה טלפונית / פרונטאלית. אנשים אלו מתחלקים לקבוצות של בעלי ניסיון בגבייה מחברות או מאנשים פרטיים (חלוקה מעט גסה אבל די נכונה) ומאנשים שפעלו במסגרות עסקיות ואנשים שפעלו במסגרות משפטיות (כמו משרדי עורכי דין הוצאה לפועל וכדומה).

יש לבדוק את קורות החיים שלהם לעומק תוך שאלת שאלות מקצועיות מצד אחד ומצד שני "מה היית עושה במקרה שבו. . . ". יש להציב בפני המועמדים מספר שאלות שיאפשרו לדעת על רמת הריכוז שלהם בעבודה, על רמת הידע שלהם, ניסיון מצטבר, נקודות החולשה והחוזקה שלהם.

ההמלצה היא להציף בפני המועמדים את האמת שמאחורי העבודה האמיתית שבגביית החובות בארגון - בין אם מדובר בכשלים ניהולים, כשלים ארגוניים או בעבודה סיזיפית שאין מאחורי תגמול נפשי או כספי ראוי.

גמר חשבון, במושגים של גבייה פירושו הוא כי החוב שהיה למול הלקוח החייב או למול החייב עצמו הסתיים בתשלום מלא או באמצעות עמידה של החייב בהסדר, ואין לו יותר שום חובות לנושה.

הפירוש של גניבת אשראי היא לקיחה "בכוח" על ידי הלקוח של עוד ימי אשראי נוספים, מעבר לימי האשראי שהיו מוסכמים על הספק. כך, במקום לשלם  שוטף פלוס שישים הלקוח לוקח לעצמו עוד כמה ימי אשראי ובפועל משלם את הכסף שוטף פלוס שבעים.

המשמעות של גניבות אשראי היא התעסקות רבה מאוד עם הגבייה, עם החייבים, עם הלקוחות ובתוך הארגון עצמו, ביחד עם העובדה שלא ניתן לצפות מראש את תזרים המזומנים העתידי. בנוסף לכך, יש צורך להציג את העובדה הפשוטה כי אשראי עולה כסף (או עלות אלטרנטיבית) ולכן כל יום אשראי נוסף (ולבטח יום שנגנב, שלא בהסכמה) פירושו עלות גבוהה מאוד לארגון.

כאשר מחתימים לקוח על שטר חוב יש לזכור כמה נקודות מרכזיות. החותם על השטר (עושה השטר) הוא הגורם שבסופו של דבר יידרש ראשון לפרוע את הסכום הנקוב בשטר. יש לזכור למלא את השם המלא והמפורש שלו (לא מותג אלא יישות משפטית) תוך ציון היישות המשפטית ומספר הזיהוי שלה. יש לוודא כי החותם בשטר מורשה לחתום זאת. יש לוודא כי החתימה זהה לשם של עושה השטר. יש לוודא כי מי שראה את החתימה היה עורך דין רואה חשבון או נציג מטעם הספק שמסר את הסחורה. ההמלצה הנוספת היא לוודא כי החתימה נערכה בעט של הספק, רצוי בצבע כחול.

בחלק של הערבות האישית יש לוודא את מספרי תעודת הזהות המלאים של הערבים, תוך הקפדה מלאה על רישום מלוא הפרטים שלהם. יש לוודא כי הם עצמם חתמו בפני נציג הספק (או עורך דין או רואה חשבון) וכי תעודת הזהות שלהם נמצאים ביחד איתם, על מנת לוודא אישית כי אלו שחותמים הם אכן האנשים המתאימים.

הגבייה היא לא האיש הרע בסיפור העסקי. בעולם העסקים (או גבייה ישל דוחות חניה או של ארנונה או של חובות לרשות המיסים), החוב הוא של האדם שצבר אותו. בין אם רכש מוצר, קנה סחורה, או יצר חובות ברשויות המדינה או הרשויות המקומיות השונות. הוא חייב לשלם חובות אלו. אין שום ברירה אחרת. העובדה שאיש הגבייה עומד בחזית ומדבר עם החייב וגובה ממנו כסף - איננה הופכת אותו לאיש הרע.

העובדה כי חלק מתוך אנשי המכירות, מנהלים, מנכ"לים וכדומה רואים בגבייה כדבר כבד מאוד (בעיקר על התקורות של הארגון) עדיין לא הופכת את הגבייה ל"איש הרע" בתוך החברה עצמה אלא - גבייה היא פעולה עסקית שקיימת מהנסיבות עצמן. העדר לקוחות חייבים או לקוחות שמשלמים רק במזומן גורמים למספר עצום של ארגונים להיות נטולי מחלקות גבייה (פיצוציות, מקדונלד, הפלאפל שליד הבית, מתקן האופניים ועוד). בכל נקודת זמן בו נותנים ללקוח אשראי מכל סוג שהוא - בין אם הוא לקוח פרטי או עסקי, יש לקחת בחשבון כי יהיו בעיות גבייה. ולכן איש הגבייה איננו האיש הרע בתוך הסט הזה של חלוקת תפקידים עסקיים.

המחויבויות  שיש למלווה למול הערבים הם:

1. הודעה מפורשת על המשמעות של הערבות האישית שלהם לחוב.

2. הודעה לערבים על גובה החוב המדוייק.

3. הודעה לערבים באם היה חוב קודם, טרום חתימתם על הערבות.

4. הודעה מלאה לערבים בזמן תחילת היווצרות החוב.

5. הודעה מלאה לערבים טרום תחילת הטיפול המשפטי בלווה עצמו.

במהלך תהליך הגבייה קיימת חשיבות עליונה מצד המערכת המשפטית לטפסים כתובים וחתומים. אחד החשובים שבהם הוא תעודת המשלוח. תעודת משלוח חייבת להיות חתומה על ידי שמו המפורש של מקבל הסחורה או השירות או המוצרים; חתימת ידו; תאריך קבלת המוצר או השירותים וחתימה אישית ומפורשת שלו.

חותמת: התקבל ללא ספירה או ללא בדיקה - יכולה לעכב תהליכי גבייה.

גישת ה"מפלצת" בגביית חובות היא גישה מאוד ישנה וותיקה בתוך ארגונים וחברות. הבסיס של המפלצת מיועדת פחות עבור הלקוחות ויותר עבור צוות הגבייה או השירות או המכירות. המפלצת היא יחידת גבייה בתוך מערך המכירות או הכספים או השירות לקוחות - שהתפקיד שלה הוא לפעול בכל הכח בנקודת זמן ידועה וקבועה למול לקוחות שלא שילמו את החוב שלהם.

המשמעות היא כי איש מכירות שיודע כי בתוך 14 ימים מיום אי התשלום החוב יועבר לעורך דין תקיף מאוד, יבצע את הכל על מנת לעמוד במשימת הגבייה- הכל על מנת להוריד את החייב מהדרך שמדרדרת אותו לכיוון "מפלצת הגבייה".

מהן ההתנגדויות הקיימות במהלך הגבייה וכיצד ניתן להתמודד איתן? ההתנגדויות שיש במהלך הגבייה הן למול עצם החוב עצמו, למול הגובה שעומד למול החייב, למול עיתוי הגבייה, למול פגם במוצר או איחור באספקה של המוצר, תלונה על איש המכירות שהבטיח סכום אחר או מוצר אחר, תלונה על העדר פיצוי ותלונות על ריביות או חישוב סכום החוב.

הצורה הנכונה ביותר להתמודד עם התנגדויות אלו היא באמצעות פיתוח תסריטי גבייה, שניתן באמצעותם לשפר את יכולת העמידה למול התנגדויות של צוות הגבייה או צוות הגבייה הטלפוני או צוות המכירות שעוסקים בגבייה וכדומה. באמצעות פיתוח תסריטי גבייה, ניתן להתמודד (מראש!!!) לא רק עם ההתנגדויות השוטפות והרגילות אלא גם למול התנגדויות מורכבות יותר ונדירות יותר.

האם יש לחנך את הלקוח לתהליך תשלום נכון ונאות? ישנן שתי גישות סותרות. הראשונה טוענת כי יש צורך לגבות את החוב ולא לחנך את הלקוח במקביל לכך. השניה טוענת כי חייבים לחנך את הלקוח לשלם בזמן ובמועד. הגישה הראשונה יכולה להיות מעולה עבור ארגון שלא נדרש לגבות מאותו לקוח מספר רב של פעמים. הגישה השניה יכולה להיות מאוד נכונה עבור ארגון שעתיד לעבוד עם לקוח זה לאורך זמן רב מאוד ורוצה לוודא כי הכסף, בגין השירות או המוצרים, יגיע עפ"י תנאי התשלום שנסגרו מראש עם הלקוח.

האם לחנך אותו או לגבות ממנו - כנראה שאין על כך תשובה חד משמעית. ברם, רצוי שכל ארגון יקבל את ההחלטה עצמה עבור העובדים שלו, כדי שהחלטה זאת לא תהיה פלואידית ותתקבל על דעתו של איש גבייה זה או אחר.

טופס הערכת לקוח הוא מושג השאול מהעולם הבנקאי שעוסק בתחום של מתן אשראי. בטופס זה יש הערכה של יכולת ההחזר של הלקוח לחובות שהוא יוצר עקב קבלת מוצרים או שירותים מהספק. הטופס עצמו מורכב ממידעים מקצועיים שהוזנו במהלך שנות ההכרות עם הלקוח מחד ומאידך ממידעים חיצוניים שהוצפו במהלך הזמן למול לקוח זה.

ניתן להשתמש בטופס הערכת לקוח גם בעת פתיחת לקוח ובעת מתן האשראי הראשון, תוך הסתמכות גבוהה יותר על נתונים חיצוניים מאשר על נתונים ומידע פנים ארגוני.

ברם, יש צורך לבצע ביקור אצל הלקוח (ביקור פיזי) על מנת לראות בעין את האדם, את המשרדים שלו, את ביתו ואת המקום בו הוא פועל וסביבת העבודה שלו. מידע זה, אשר נמצא בטופס הערכת לקוח בצורה ישירה, מקל על תהליך קבלת ההחלטות בנושא מתן אשראי.

בשאלה זאת גלומים מספר רב מאוד של אלמנטים מתחום הגבייה. לפתיחת לקוח יש משמעות עצומה בתהליך הגבייה המלא והכולל ולכן יש לתת על כך את תשומת הלב הראוייה. ראשית, יש לקבל ממנו את כל הטפסים הרלוונטיים. אישור ניהול ספרים, ניכוי מס במקור, טופס המעיד על האישיות המשפטית שלו ועוד. שנית, יש להחתים אותו על טופס או הסכם התקשרות שמדבר על המחירים ומועדי אספקה וסכום קצוב. בנוסף, יש לבצע עליו בדיקה במאגרי המידע העסקיים על מנת לבדוק את מהימנות מוסר התשלומים שלו.

אובליגו (obligation) הוא סך ההתחייבויות של הלקוח כלפי הספק או נותן השירות או הבנק. בתוך האובליגו יש חישוב גם של חשבוניות שלא נפרעו, שיקים דחויים למועד הפירעון וגם לעיתים קרובות מאוד, הזמנות שטרם סופקו (מאחר ואספקתן עלולה לגרום לעליית האובליגו של הלקוח).

המשמעות של סך ההתחיבויות היא כי הספק מוכן לקחת את הסיכון עד לסכום האובליגו הנ"ל.

בתחום הבנקאות, הלקוח של הבנק יודע היטב את גובה האובליגו שלו אבל בתחומים אחרים האובליגו איננו נהיר עד תום ללקוחות. כך, נכון הדבר בתחום כרטיסי האשראי או האובליגו של לקוחות עסקיים (BTB).

מכירת קונסיגנציה: המלאי שנמצא אצל הקמעונאי (חנות, אולם תצוגה וכדומה) שייך פיזית עדיין לספק או ליצרן או לייבואן, שייקבל את הכסף לאחר שהקמעונאי יימכור אותו ללקוח. באמצעות קונסיגנציה הקמעונאי לא מתחייב עבור הספק או היבואן לרכוש את המוצר אלא רק לשלם לאחר שהוא יימכר.

שיטת מכירה זאת מוכרת מאוד בעולמות תוכן שונים ובענפים מגוונים אבל בנקודה זאת יש להתייעץ עם רואה החשבון ועורך הדין על מנת לוודא כי פקודות והנחיות מס הכנסה נשמרות.

יש בנושא זה צורך להציג עוד אספקט של מכירה בצורה של קונסיגנציה. במידה ועל בית העסק שבו נמצאים פיזית המוצרים למכירה, שהועברו לבית עסק זה על ידי היבואן או על ידי היצרן בשיטת הקונסיגנציה, יכולה להיות בעיה במידה ותבוצע אכיפה של ההוצאה לפועל. במידה ובאותו בית עסק יופעלו עיקולים, הרי שהם יבוצעו גם על המוצרים שהושארו בידיו של בעל בית העסק, על ידי היבואן או המשווק בצורה של קונסיגנציה. דבר זה יכול לגרום לקשיים אמיתיים לאחר מכן, למול שאר ספקי החברה, למול מפרק החברה, למול נאמן החברה - על מנת לקבל בחזרה מוצרים אלו, השייכים ליבואן או למשווק ולא לבעל העסק בו הם הוצגו.

הטפסים הנדרשים לערבויות אישיות הם טופס ערבות אישית, שטר חוב (בחלק השני, בחלק של הערבות השטרית בגין השטר, של בעלי המניות של החברה או ערבים אחרים לחברה בע"מ), חותמת ערבות אוואל אותה ניתן להחתים בגב השיק (את הערב).

תסריטי שיחה בגבייה הם סדרה של "היגדים" שסודרו בצורה שמארגנת את הדברים והמלל של נציג הגבייה, במהלך השיחה שלו עם הלקוח החייב.

תסריטי השיחה מציגים את הצגת הנושא (שיחה נכנסת או יוצאת / יזומה) עם הלקוח החייב. מייד לאחר מכן התסריטים מדברים על המלל של המענה ללקוח לשאלות או להתנגדויות ואז התסריטים מציגים דרכים שונות ומגוונות לסגור את השיחה בצורה יעילה ואפקטיבית.

ניתן לבנות תסריטי שיחה לאנשי גבייה חדשים או ותיקים.

במרבית המקרים תסריטי שיחה משמשים בתור במה / פלטפורמה / בסיס, לשיחות עצמן. בתור סמן ימיני להכשרה והדרכה של נציגי גבייה.

אוחז בשטר: הארגון או האדם שדרשו או ביקשו מעושה השטר לכתוב לפקודתם את שטר החוב.

עושה השטר: האדם או הארגון שחתמו על השטר והתחייבו לפרוע אותו בתמורה לסכום המופיע על השטר עצמו.

הערבים לשטר: אנשים או ארגונים שמצהירים כי הם ערבים שטרית, לסכום המופיע על השטר.

עד לחתימת השטר: רואה חשבון, עורך דין או איש מטעם האוחז בשטר, שהיו עדים לחתימה נכונה של עושה השטר ושל הערבים לשטר. עדים אלו חייבים להזדהות בצורה ברורה ומלאה תוך החתימה המלאה שלהם בשטר (בדרך כלל, בחלק התחתון של השטר).

כיצד משפיע מקום הפגישה - על החייב ועל איש הגבייה, בתהליך קבלת התשלום ובתהליך הגבייה המלא? ברמת העיקרון, אין שום חשיבות למקומה של הפגישה לאיש גביה מנוסה. זה יכול להיות אצל הלקווח החייב בבית או במשרד או בבית העסק - כמו שזה יכול להיות בנקודת הגבייה, משרדי הגבייה או הנהלת הארגון.

בכל המקרים הללו על איש הגבייה לדעת לבצע גבייה בצורה היעילה ביותר, בלי שום קשר למקום התשלום או למקום הפגישה עם החייב.

מכירת קונסיגנציה - מכירה בה הבעלות על המוצר שנמכר, עוברת למוכר - רק לאחר ביצוע המכירה עצמה. בסוג זה של עיסקה, המוצר נשאר בבעלותו של בעל המוצר - אך פיזית, יכול להיות בחנות או באולם התצוגה של המוכר עצמו. לאחר ביצוע העסקה עם הלקוח הסופי של המוצר, נרשמת העסקה בספרים של שני הגופים הללו (בעל המוצר מוציא את החשבונית) והבעלות על הסחורה עברה הלאה.

גישה זאת של מכירות מקשה מאוד על ביצוע בדיקות של התל"ג (דרך מעמ, לדוגמא) מאחר והמוצר נרשם בספרי הנהלת החשבונות כנמכר - רק לאחר ביצוע המכירה בפועל ולא בעת העברת הסחורה לידי המוכר, כמו בעסקה רגילה.

מהם הקונפליקטים שיש בין השירות לבין הגבייה וכיצד ניתן לבחון קונפליקטים אלו לאורך זמן? מי צודק יותר - איש הגבייה החברה או נציג השירות (דוברות או קשרי לקוחות)?

כדי להסביר מהו לניכיון שיקים יש להציג את ניכיון השיקים כמשמעות הפוכה מחיסכון. במצב של חיסכון מכניסים בהווה כסף לחשבון הבנק על מנת לקבל יותר כסף בעתיד. בניכיון שיקים מכניסים לחשבון הבנק שיקים עתידיים על מנת לקבל בהווה סכום כסף, במזומן.

המשמעות של ניכיון שיקים היא כי השיקים העתידיים הופכים להיות למזומן, באמצעות הגורם המנכה, בניכוי העמלה.

בעל החשבון בבנק (מושך השיק) רשאי לתת הוראת ביטול לחיוב בחשבון או לשיק שהעביר. הוראה זאת נכונה ותקפה כלפי הבנק אבל לא כלפי הספק שממנו קיבל הלקוח את השירותים ובגינם נמסר השיק או בגינם הועברה הוראת הקבע.

המשמעות של נה"ב - היא כי הלקוח של הבנק נתן הוראה זאת (ניתנה הוראת ביטול) לבנק.

יש לזכור כי בתחום השיקים, בניגוד לעולם התוכן של הוראות הקבע, היכולת של הלקוח לתת הוראת נה"ב לבנק היא "קלה" אבל המשמעות המשפטית שלה, כלפי אוחז השיק שבוטל נה"ב יכולה להיות קשה מאוד. אוחז השיק רשאי לפתוח תיק הוצאה לפועל כנגד מבטל השיק.

יש לבצע הוראת נה"ב לאחר התייעצות עם יועץ משפטי או עורך דין על מנת לקבל ממנו את כל האפשרויות העומדות בפני בעל החשבון טרם מתן הוראה זאת.

יודגש כי נה"ב לא נכלל במניין השיקים שנספרים לצורך חשבונות מוגבלים.

השימוש במאגרי מידע עסקיים בעולם הגבייה הוא בשלושה מישורים מרכזיים: בעת קליטת לקוח כלקוח חדש, במהלך העבודה השוטפת למולו ובעת העברתו לטיפול משפטי באמצעות עורך דין מומחה בתחום. המידע שמגיע ממאגרי המידע אודות החברה / עסק / אדם פרטי יכול לעשות את ההבדל שבין לקבל את הכסף בגין השירותים או העבודה שבוצעה ללקוח או להיכנס לסאגה משפטית ארוכת שנים עם אותו אדם בגין אי תשלום חובותיו.

שלושת מרכיבים אלו יכולים לסייע מאוד בתהליך הגבייה השוטף אבל גם באירועים קיצונים כמו פשיטת רגל של הלקוח או חדלות פרעון מצידו. באירועים אלו, ההתראות של מאגרי המידע יכולות להיות קריטיות עקב העובדה שהגעתן בזמן לארגון (והפצת מידע זה בתוך הארגון עצמו) יכולות למנוע אספקה של סחורה נוספת או המשך מתן שירותים, ועל ידי כך צמצום החוב למול אותו לקוח חייב זה.  במקביל לכך, אפשר להעריך מראש את עוצמת הגבייה המשפטית שניתן יהיה בעתיד להפעיל למולו -  וקביעת מועדים ולוחות זמנים לתהליכים אלו.

תיק חירום על לקוח חייב הוא תיק שמיועד לסייע בעת מקרה חירום (בעת כשל עסקי, עוקץ, נפילה עסקית, חדלות פרעון ועוד). המידע שנאסף בתיק החירום מסייע מאוד לעורך הדין לגבות את החוב. אפשר למצוא בתיק זה מידע מקיף על החייב, בני משפחתו, רכושו, לקוחותיו, נכסים שיש בבעלותו, שותפויות עסקיות ועוד.

מידע זה יש לאגור לא רק כאשר יש חשד לנפילה עסקית או בעת ביצוע עוקץ - אלא במהלך כל שנות הפעילות למול הלקוח.