כיצד משפרים את דוח גיול החובות של הארגון, אותו דו"ח שמהווה את הסמן הימיני על תזרים המזומנים הנוכחי והעתידי של הארגון?
על כך ניתן לענות במספר צורות אפשריות, ובמספר מישורי עבודה מקבילים.
ראשית, רמת המודעות של הארגון לדוח גיול חובות ולמשמעות של דוח זה חייבת להיות גבוהה מאוד. שנית, יש לתת כלים אופרטיביים לאנשי הגבייה או אנשי המכירות להתמודדות מול לקוחות סרבנים או לקוחות דחיינים (שמנסים לעכב את התשלום).
בנוסף לכך, ניתן להכשיר אנשים ספציפיים בתוך החברה להתמודד עם סוגים שונים של לקוחות חייבים (על ידי פילוח החייבים עצמם).
שיפור דוח גיול חובות בא באמצעות גישה נוספת והיא ביצוע ניתוח של הדוח על פי מספר פרמטרים שונים ומגוונים שהדוח יכול לספק. כאן באה לסייע לנו תוכנת הלקוח או תוכנת מדף כמו אקסל. תוכנות אלו מסייעות לנו מאוד להבין מאין צומח (או קטן) דוח גיול חובות, מהם המקורות המרכזיים שמאפיינים את תהליכי העבודה השוטפים וגורמים לעלייה בדוח גיול החובות. מכאן, גם המקום שבו ניתן להתחיל להפנים את המסר של הקטנת דוח גיול החובות - באמצעות תהליכי עבודה נכונים, לאורך זמן, על ידי כלל מנהלים ועובדי הארגון.
מה עוד ניתן לעשות על מנת לשפר את דוח גיול החובות?
ישנה גישה מערכתית הטוענת כי בעיות גיול החובות הן בעיות של כלל מחלקות הארגון ולא רק של מחלקת הגבייה. כך, למחלקת המכירות / כספים / הנהלת חשבונות / אספקה / לוגיסטיקה - יש השפעה מאוד חזקה על דוח גיול חובות, גם אם לא רואים את ההשפעה הזאת בצורה ישירה. כלומר, ההשפעה העקיפה של מחלקות אלו היא הרבה יותר חשובה ממה שניתן לראות בפועל. לדוגמא, לקוח שמסרב לשלם סכום של כמה עשרות אלפי שקלים עד שלא יקבל זיכוי של כמה מאות שקלים, לא ישלם כל עודו לא יקבל את המסמך הראוי. ברם, אם המחלקה שאמורה להוציא זיכויים נאלמת דום, הכסף לא יגיע.
על מנת לשפר את דוח גיול החובות יש להיכנס בצורה אמיתית, כנה ומאורגנת לתהליך זה. יש לקבל את התמיכה המלאה של הנהלת הארגון לתהליכים אלו.
יש לזכור כי יהיה צורך להתארגן מראש להתנגדויות של הלקוחות, לעזיבת חלק מתוך הלקוחות או להקטנת עוצמת הרעת התנאים הללו - אותם תנאים שהורעו על מנת לשפר את דוח גיול החובות, על מנת שלא לפגוע במערכת היחסים המסחרית עם הלקוח.
לסיכום: שיפור מערך הגבייה יכול לסייע עד מאוד לארגון לשפר את דוח גיול החובות שלו. לא מדובר באירוע חד פעמי או ב"זבנג וגמרנו" אלא בתהליך ארוך, קשה, מייגע. תהליך שדורש את אישור מנהלי החברה או מנהלי הארגון למהלך זה. לעיתים, מדובר בתהליך שדורש עבודה סיזיפית ומייגעת אבל התוצאות שלו מעולות - שיפור משמעותי בתוצאות הכספיות של גביית הכספים - באמצעות שיפור התוצאות של דוח גיול החובות.
בתהליך שיפור מערך גיול החובות של החברה יש צורך להתנהל בצורה מסודרת, מאורגנת ומאוד קפדנית לא רק למול הלקוחות החייבים אלא גם (ואולי בעיקר) למול האנשים שעומדים מולם (בין אם מדובר באנשי המכירות או באנשי הגבייה). הפיקוח, הניהול והבקרה - התגלו בתור גורמים מרכזיים שיכולים לסייע ולשפר את מערך הגבייה על ידי זה שהצוות יודע כי הוא צריך לתת הסברים למנהל שלו על כל שורה ושורה בגיול החובות של הלקוח - שורה שלא שולמה, שלא שולמה במלואה, חוב שטרם נפרע, כרטסת הנהלת חשבונות שלא בוצע לה ניקיון (שיוכים שגויים) ועוד.
אם יש צורך, על מנת לשפר את מערך הגבייה לשם שיפור דוח גיול חובות, לייצר תקשורת עם מחלקות שונות ומגוונות בארגון - אפשר לעשות כך בצורה מאוד פשוטה. מערכות התומכות בגבייה (מכירות, הנהלת חשבונות, כספים, משאבי אנוש, הלוגיסטיקה, מחסן, רכש ועוד) הן מחלקות שלא תמיד מודעות למשמעות הכספית שיש לכל פעולה שלהן. זאת ועוד, לא רק משמעות כספית אלא גם משמעות של הרעה בדוח גיול החובות. אם כך, היכולת של מחלקת הגבייה לשפר את דוח גיול חובות דורש גם פעולות נוספות, פנים ארגוניות, על מנת להקטין קונפליקטים אלו ולגרום למערך הגבייה ובעקבות כך לדוח גיול חובות, לקטון.
יש לזכור, כי כאשר דנים בנושא של שיפור דוח גיול החובות יש לבחון גם את האספקט של העברה לטיפול משפטי ותביעה כנגד חייבים שלא שילמו את החוב שלהם. פעולה זאת צריכה להיות מאוד ברורה, חדה ושקופה כלפי כלל עובדי החברה העוסקים בתחום הגבייה (מכירות, שירות, ניהול, גבייה ועוד). המשמעות תהיה כי אחרי פרק זמן מסויים מרגע אי התשלום (לצורך הדיון 45 יום של פיגור בתשלום, לדוגמא בלבד) יועבר החוב ממחלקת הגבייה למחלקת ההוצאה לפועלאו לתביעה על ידי עורך דין חיצוני. פעולה זאת גורמת לכלל החובות של החברה להיראות בתור מועמדים לתביעה, באם הלקוח החייב לא הסדיר את החוב שלו. סדרת פעולות אלו, משפרת מאוד את דוח הגבייה, לאורך זמן.
לפרטים: בועז נחמד, תל-אביב, טלפון: 050-5201857 מייל: boaz8@zahav.net.il |
|
